Фасилити мениджмънт за сгради и офиси
Организираме поддръжката и обслужването на вашата сграда или офис — от графика за профилактика до координацията на изпълнителите и проследяването на сигналите. Имате определен контакт, договорен план на работа и ясна информация за разходите.
Съобразяваме услугата с обекта и начина, по който се използва. Целта е необходимите дейности да се изпълняват навреме, а въпросите по сградата да не прекъсват постоянно работата ви.
Запазете първоначален разговор15 минути по телефона или 30 минути в офиса или онлайн.
София и близки населени места.
Условия според вашия обект
Подготвяме индивидуална оферта след запознаване със сградата или офиса. От значение са площта и предназначението, техническите системи, броят ползватели, часовете на работа, необходимите посещения и действащите договори с изпълнители.
В офертата описваме дейностите, отговорностите, начина за възлагане и отчетност. Отделяме възнаграждението за нашата работа от разходите за външни услуги, материали, резервни части и ремонти.
Преди да започнем, уточняваме какво е включено, кои разходи изискват одобрение и как се процедира при неотложен проблем.
Всички цени се формират след уточняване на обхвата на услугата. Допълнителни дейности се възлагат според договорения ред.
Фасилити мениджмънтът свързва техническата поддръжка, обслужващите дейности и комуникацията между собственици, ползватели и изпълнители. Практически това означава да има яснота какво трябва да се направи, кой го изпълнява, кога и как се проверява резултатът.
Услугата е подходяща за офисни сгради, самостоятелни офиси и бизнес имоти със споделени пространства. Можем да организираме договорен набор от дейности или по-широк обхват според нуждите на обекта.
За собственици, които искат видимост върху поддръжката и разходите.
За компании, които искат служителите им да се съсредоточат върху основната си работа.
За сгради с няколко ползватели, общи части и различни обслужващи фирми.
Определяме обхвата за конкретния обект. Дейностите се организират по съгласуван план, с определени изпълнители, периодичност и правила за контрол.
Поддържаме информация за възложените системи и оборудване и организираме график за обслужването им. Координираме подходящи специалисти за отопление, вентилация, климатизация, електрически и ВиК инсталации и други включени системи. Проследяваме извършеното обслужване и свързаните документи.
Организираме възложеното почистване и поддръжката на общите части според натоварването на обекта. Уточняваме зони, честота и критерии за качество. При договорен обхват координираме и грижа за прилежащи площи, сезонни дейности и необходимите консумативи.
Съдействаме за събиране и сравняване на предложения по еднакво задание. Проследяваме договорените дейности, посещения и документи, организираме достъпа и проверяваме изпълнението в рамките на възложените ни отговорности. При установени пропуски координираме необходимите корекции.
Уточняваме единен канал за подаване на сигнали и заявки. Регистрираме случая, определяме приоритет и отговорник и проследяваме развитието до приключване. Информираме засегнатите ползватели за планирани посещения или дейности, които могат да нарушат обичайната работа.
Подготвяме предложения за бюджет на възложените дейности и следим разходите спрямо одобреното. Отделяме регулярната поддръжка от еднократните ремонти и подмяната на оборудване. Разясняваме отклоненията и представяме предстоящите разходи за решение.
Когато е включено в обхвата и има достъпни данни, проследяваме потреблението на електроенергия, вода и други ресурси. Търсим необичайни промени и обсъждаме практически мерки с обслужващите специалисти. Отчитаме заетостта, работното време и сезонните условия при сравненията.
Специализираните проверки, сервизът и дейностите, изискващи правоспособност, се извършват от съответните изпълнители. Нашият ангажимент за тяхната организация, проследяване и документиране се описва в договора.
Международният стандарт ISO 41001 поставя рамка за организирано управление на фасилити услугите, а ISO 41012 разглежда възлагането, ролите и споразуменията с доставчици. Използваме тези принципи като професионален ориентир при определяне на услугата за конкретния обект.
На практика започваме с нуждите на сградата, съгласуваме план, проследяваме изпълнението и предлагаме подобрения според установеното.
Записваме кои помещения, системи и дейности са включени и кой отговаря за тях.
Подреждаме необходимото обслужване в календар според оборудването, указанията на производителите и приложимите изисквания.
За възложената работа има задача, отговорник, срок и информация за резултата.
Обсъждаме повтарящите се проблеми, пропуснатите срокове и разходите, за да подобряваме организацията.
Преглеждаме предназначението, използваните площи, основните системи и известните проблеми. Запознаваме се с наличната документация, действащите договори и очакванията на собственика или ползвателя.
Предлагаме обхват и организация на обслужването. Определяме приоритетните дейности, периодичността, отговорните страни и правилата за одобряване на разходи. Съгласуваме часовете на обслужване и реда при неотложни случаи.
Подреждаме информацията за възложените системи, обслужващите фирми, гаранциите и документите. Създаваме календар за договорената поддръжка и уточняваме начина за подаване, проследяване и приключване на заявки.
Координираме планираната работа и възникналите задачи. В договорените периоди представяме отчет за дейностите, разходите и отклоненията. Заедно определяме какво трябва да се промени или включи в следващия план.
Уговаряме нивата на обслужване — SLA: кога се приемат заявки, как се определя тяхната спешност, кой ги поема и в какви срокове се предприемат действия. Така собственикът и ползвателите знаят към кого да се обърнат и какво да очакват.
Приоритет
Примерна ситуация
Авария с риск за хората, значителни щети или прекъсване на важна функция на сградата.
Организация на действията
Следва се предварително уговореният авариен ред и се включват компетентните служби или изпълнители според случая.
Приоритет
Примерна ситуация
Проблем, който затруднява работата, но не създава непосредствен риск.
Организация на действията
Определят се изпълнител, срок и необходимото съгласуване на достъп и разходи.
Приоритет
Примерна ситуация
Профилактика, малък дефект или подобрение, което може да бъде организирано по график.
Организация на действията
Задачата се включва в работния план и се проследява до приключване.
Срокът за потвърждение на сигнал, срокът за посещение и срокът за отстраняване са различни ангажименти и се договарят отделно. Приключването може да зависи от достъп, диагностика, резервни части и одобрение на разход. Обслужване извън договореното работно време се уточнява изрично.
Съгласуваме показателите за изпълнение — KPI — според задачите на обекта. Отчетът показва свършената работа, отклоненията и необходимите решения. Периодичността и целевите стойности се определят в договорения обхват.
Какво следим
Каква информация получавате
Каква информация получавате
Кои дейности са били дължими, кои са изпълнени в срок и кои са отложени, с посочена причина.
Каква информация получавате
Получени, приключени и просрочени задачи, изпълнение на договорените срокове и случаи, изискващи намеса.
Каква информация получавате
Резултати от проверки по съгласувани критерии, забележки към изпълнители и предприети корекции.
Каква информация получавате
Одобрени и извършени разходи, разлики спрямо бюджета и предстоящи плащания или ремонти.
Каква информация получавате
Случаи, при които е необходимо допълнително изясняване на причината или промяна на подхода.
При включено проследяване на потреблението добавяме и наличните данни за ресурси. Предложенията за ремонт, подмяна или подобрение се представят с основание и очакван разход, за да можете да вземете информирано решение.
За какви обекти е подходяща услугата? +
За офисни сгради, самостоятелни офиси и бизнес имоти, в които е необходима координация на поддръжка, общи пространства и обслужващи фирми. След запознаване с обекта уточняваме кои дейности можем да поемем и с какви изпълнители трябва да се организира работата.
Можем ли да възложим само част от дейностите? +
Да. Обхватът може да бъде за конкретни системи, пространства или услуги. Например можете да възложите координацията на техническата поддръжка и изпълнителите, като запазите други дейности при вашия екип. Важно е отговорностите и комуникацията между страните да бъдат ясно определени.
Трябва ли да сменим сегашните обслужващи фирми? +
Не е необходимо. Можем да работим със съществуващи изпълнители, след като се запознаем с договорите, обхвата и начина им на работа. При пропуски или нужда от друга услуга представяме варианти за обсъждане. Промените се съгласуват с възложителя.
Кой извършва техническите проверки и ремонтите? +
Те се извършват от подходящи специалисти и сервизни фирми с необходимата квалификация и правоспособност за съответната дейност. Ние координираме възложената работа, достъпа, сроковете и документите и проследяваме резултата в договорения обхват.
Предлагате ли денонощна реакция при аварии? +
Работното време, каналите за връзка и редът за реакция се определят за конкретния обект. Обслужване извън обичайните часове може да бъде включено само при изрична договореност и осигурена организация с изпълнители. То не се включва автоматично във всяка оферта.
Това същото ли е като професионален домоуправител? +
Фасилити мениджмънтът тук е насочен към експлоатацията, поддръжката и обслужването на сградата или офиса. Той не включва автоматично функциите на професионален домоуправител, представителство на етажната собственост или управление на наемни договори. Необходимите взаимодействия се уточняват при определяне на услугата.
Защо няма универсална месечна цена? +
Два обекта с еднаква площ могат да имат различни системи, работно време, натоварване и нужда от присъствие. Затова цената се определя по конкретното задание. Офертата показва възнаграждението за нашата работа и начина за заплащане на външните услуги и останалите разходи.
Каква информация е необходима за оферта? +
Полезни са адресът, предназначението и приблизителната площ, работното време, основните технически системи и списъкът с дейностите, за които търсите помощ. Ако имате действащи сервизни договори, графици за профилактика и информация за известни проблеми, те помагат да определим реалистичен обхват.
Нека поговорим за вашата сграда или офис
Разкажете ни как се използва обектът, кои дейности вече са организирани и къде имате нужда от помощ. Ще обсъдим подходящия обхват и информацията, необходима за конкретна оферта.
Първоначален разговор: 15 минути по телефона или 30 минути в офиса или онлайн.
